¿Cómo Crear un Fax Virtual? de net2phone

¿Cómo Crear un Fax Virtual?

¿Cómo Crear un Fax Virtual?


Un fax virtual es una alternativa que se canaliza a través de la Web, y más puntualmente, mediante el servicio de e-mail. Las ventajas de usar un fax  por Internet son múltiples, pero para comenzar a repasarlas habría que centrarse en dos muy importantes: por un lado las empresas o personas se evitan el uso de los equipos de fax, que además de resultar onerosos ocupan bastante lugar en las oficinas y muchas veces también demandan que se les destine una línea de teléfono exclusiva. Además estas máquinas utilizan insumos o consumibles que hoy resultan bastante caros, y exigen un mantenimiento periódico. Otro beneficio notable que aporta esta posibilidad de enviar un fax online a través de correo electrónico, es que el envío se puede concretar desde cualquier sitio en que nos hallemos, siempre que tengamos un dispositivo con conexión Web. Esta posibilidad resulta clave en un contexto en que las personas y las empresas necesitan manejar opciones que les brindan flexibilidad, movilidad y agilidad, y que además tienden a desplegar en mayor o menor medida modelos de oficina remota y teletrabajo. 


Entonces, ya sabemos que hoy se puede enviar un fax por Internet y ya no hace falta ni imprimir el documento, ni escanearlo, ni disponer de la máquina de fax.  


Cómo Crear un Fax Virtual


Al comentar lo antedicho es natural que los usuarios hagan una pregunta lógica: ¿cómo enviar un fax por e-mail? Pues bien: la operatoria no podría ser más sencilla. Obviamente hará falta que la persona disponga de una cuenta de correo electrónico y que inicie sesión en su proveedor de e-mail. Luego podrá pasar a elaborar el texto del fax, como si se tratara de un correo electrónico convencional. La principal diferencia será que en el campo donde por lo común se coloca el correo electrónico de la persona destinataria del mensaje (esto es, en el campo “para”), se tendrá que colocar en cambio su número de fax más el símbolo de arroba (@) seguido de la extensión correspondiente al proveedor del servicio de fax server. 


Algunos proveedores también piden que en el sitio donde habitualmente se escribe el “asunto”, al enviar un fax online por Internet se coloque una clave de seguridad (absolutamente privada) facilitada por el mismo operador del fax server. 

Por lo común se sugiere que los documentos que se adjunten en el fax virtual vayan en formato PDF, lo que permite que se mantenga su calidad. 

Por último, luego de enviar el fax online al destinatario correspondiente, recibiremos un e-mail avisando de la correcta recepción. 


Con estos simples pasos ya hemos descripto de manera integral cómo enviar un fax por e-mail. De hecho, podemos notar que la operativa no exige ningún  conocimiento especial. De este modo simple y amigable se puede enviar un fax por Internet, sin tener que efectuar impresiones -que sabemos que, además de tener un costo, resultan antiecológicas-. Mediante el simple uso del correo electrónico, se pueden remitir y recibir faxes ya sea desde la computadora, la tablet o el móvil. 


Enviar Fax Online


Enviar un fax online (es decir, de manera virtual por Internet) es una solución apropiada en un momento en el que en realidad el uso del fax ha quedado limitado a ciertos casos puntuales. Claramente el e-mail primero, y la mensajería después, le ganaron terreno al fax como camino para la remisión de documentos. Y esto ocurrió tanto por un tema de practicidad, como de costos. No obstante, todavía hay algunas compañías privadas y varios organismos públicos que solicitan que ciertos documentos se manden vía fax. Pues bien, para estos casos hoy se puede usar el camino del fax por Internet. 


Como ya indicamos, al recurrir al fax virtual las organizaciones se ahorran los costos de los equipos de fax, de insumos caros como tinta y tóner y papel. Y también ganan espacio en sus oficinas al no tener que instalar las máquinas convencionales. Además con el antiguo sistema al enviar un fax se realizaba una llamada telefónica, que por supuesto tenía un costo que ahora, al trabajar con un fax por Internet, las empresas podrán ahorrarse. 


Al enviar un fax online los documentos se pueden firmar digitalmente. Esto en los hechos permite que la operatoria de fax virtual tenga la misma validez legal que la remisión de un fax convencional. 


Las ventajas del fax por Internet son muchas. Y esta posibilidad de disponer de un fax virtual es otra alternativa que tendrá al contratar un servicio Cloud VoIP como el de net2phone. 



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